Forord - Lean værktøjskassen 2.0 – TILBAGE

Hvad enten du er konsulent (intern som ekstern) eller lignende og bruger dit arbejdsliv i disse år på at understøtte og guide LEAN implementeringer i virksomheder og organisationer, så bør du læse videre.
 
Da alle virksomheder og organisationer, også produktionsvirksomheder, har administrative afdelinger og oftest også servicefunktioner, er denne bog relevant for alle dem der har igangsat en LEAN proces eller påtænker det i fremtiden.
 
Desværre er mange tidligere LEAN processer blevet fokuseret mod implementering af forskellige værktøjer og har helt eller delvist manglet kultur- og systemperspektivet.  Desuden er der indtil nu også foretaget en længere række mindre succesfulde implementeringer af LEAN produktionstankegang i administrations- og servicefunktioner.
 
John Bicheno ønsker at få os alle til at se, at LEAN ikke er et teknisk system, men et lærende system og fortæller at Toyota også oversætter TPS til Thinking People System. Ydermere understreges det med en påstand om, at LEAN praktikere løser ineffektivitet, uerfarne LEAN praktikere løser problemer ved at fjerne spild, mens erfarne LEAN praktikere forbedrer det samlede system.
 
Igennem de senere år er vi blevet trænet til at ”lære at se” – nu mener John Bicheno at tiden er kommet til, at vi skal lære ”at forstå” systemet som et hele. Formålet med LEAN er at kunne øge kapaciteten ved at designe et system der optimalt responderer på kundernes efterspørgsel.
 
Bogen giver en masse viden, værktøjer og nye anskuelser på LEAN indenfor service- og administrative funktioner. Alternativerne til det vi allerede kender fra produktions LEAN præsenteres på en så anvendelig måde, at det er muligt, for dig, at bruge på en LEAN workshop i eksempelvis en dansk kommune i morgen.
 
Administrative processer med mange gentagelser, lav variation, mellem processerne sammenlignelige produkter, højt standardiserede opgaver samt minimal kundekontakt – det ses vist forholdsvis sjældent! Er opgaven eksempelvis meget afvigende med høj kundekontakt, høj variation og har få standardiserede opgaver – så findes den hjælp du måske er på jagt efter i denne bog. Der præsenteres, grundigt beskrevne, alternative metoder til mapping, der eksempelvis tager udgangspunkt i graden af gentagelser og kundekontakt.  
 
Bogen kommer med gode svar på nogle af de spørgsmål, du måske også har fra din dagligdag;
 
De 7 spildtyper forsøgt oversat til juristerne i vores forvaltning ved sidste workshop skabte megen debat. Hvordan finder jeg mon frem til de spildtyper der virkelig giver mening for denne medarbejdergruppe og deres arbejde?
 
Vi arbejdede med OEE på vores scannerkapacitet og fik den hævet, alt imens det var klart for alle deltagerne i projektet, at det reelt set var lægernes tid, deres ”personlige OEE” vi skulle have fokus på. Men hvordan gribes det an på en elegant måde, når det lige er blevet kommunikeret, at det ikke er den enkelte person men processen vi optimerer?
 
Ledelse – og styring af kapacitet med henblik på Heijunka (jævn produktion) inden for service- og administrative funktioner har indtil videre været præget af stor usikkerhed og mangel på konkrete, succesfulde, case eksempler. Hvordan planlægges og styres kapaciteten på sagekspedition der kan variere fra 2 minutter til 20 dage? Eller en operation der varierer fra 35 minutter til 7 ½ time?
 
Stabs-, økonomi- og udviklingsafdelingen har store udfordringer med at få deres målstyrings- og/eller kaizen tavle til at fungere? Hvorfor virker det ikke hos dem, når det kører fint i vores call-center og i de ekspederende team?
 
Vi har kun øje for vores spild – hvad med kundens opfattelse af spild i vores proces? Eksempelvis ventetid på operation, forsinkede flyafgange m.v.
 
 
For år tilbage søgte jeg selv efter alternativer til produktions LEAN og TPS, da min arbejdsopgave skiftede til LEAN implementering inden for service og administration. Jeg fandt desværre ubetydeligt lidt litteratur om emnet. Derfor måtte jeg selv i gang med at eksperimentere. Siden er der udgivet flere bøger om LEAN inden for service- og administration.
 
Mine egne tanker om og forsøg med eksempelvis at kombinere time management begreber som personlig effektivitet og planlægning, effektiv mødekultur samt kulturperspektivet i service – og administrative funktioner har jeg med stor fornøjelse kunne læse om i netop denne bog. Dette blandt meget andet spændende nytænkning inden for LEAN i service – og administrative funktioner.
 
Den årelange drøftelse af hvordan de 5 principper og de 7 spildtyper kunne tilpasses og oversættes til service- og administrative funktioner, er med denne bog nået til vejs ende, hvor der gives et reelt og kvalificeret alternativ.
 
 
God fornøjelse med anvendelsen af denne bog i praksis.
 
Elisa Wandall Andreasen
Cand.merc. Lean konsulent